今月も。
次の担当者も。
次の担当者も。
「できた」と「毎回使える」の間
一行の指示から、見栄えのよい資料ができる。AIの魅力です。ただ、そのまま仕事を増やすと、最新版が分からない、先月と表現が違う、どの資料を基にしたか追えない、といった困り事も出てきます。AIが動いたことと、所内で継続して使えることの間には、もう一段の準備があります。
欲しいのは、事務所の仕事に合う完成物
同じ見積でも、必要な項目や表現、説明の順番は事務所ごとに異なります。担当者が変わっても、必要な情報が抜けず、同じ方針で作られることが大切です。内容と見た目の一貫性は、作成のたびに担当者が直し続けるのでは負担が残ります。最初の一業務で、使う人が迷わない状態を目指します。
変わること、止まることを織り込む
報酬表は改定され、資料の形式も変わります。AIや接続先の更新で、以前できた操作が変わることもあります。そのとき、元資料を残せるか、未完了に気づけるか、人が確認して再開できるかを考えます。「いつでも自動で完了する」と約束するより、途中で止まった場合にも仕事が行き詰まらない形に整えます。
一業務を動かし、使う人と整える
大きなシステムを先に作らなくても、実際に試すと必要な条件が見えてきます。ヨハクの支援では、架空データで試作し、使って分かった点を調整し、事務所の方が操作するところまで進めます。運用マニュアルもお渡しします。ただし、新しい業務への拡張や、終了後の継続保守は別途の相談です。小さく始めることと、曖昧なまま増やすことは違います。
本記事の業務例・進め方は、ヨハクによる一般的な提案です。製品の機能・利用条件はプランや更新状況で変わります。導入時には公式情報と事務所の方針をご確認ください。